TIETOJENKÄSITTELYTIETEIDEN LAITOKSEN PROJEKTIOPINNOT

Projektiryhmien organisointi

Projektin alku tuntuu kaaokselta: ryhmä ei oikein vielä tunne toisiaan, ohjaajan ja asiakkaan puolelta tulee lisäinformaatiota ja -tehtäviä entisten lisäksi, kukaan ei oikein tiedä mitä pitäisi tehdä seuraavaksi. Eräs projektin johtaminen -kurssin tärkeistä tavoitteista on oppia toimimaan suunnitelmallisesti. Ohjaajat antavat jonkinlaisen tehtävälistan alkuvaiheen tehtävistä, mutta ryhmän täytyy itse tunnistaa muita tärkeitä tehtäviä, priorisoida ne ja jakaa työt ryhmän sisällä. Ennen varsinaisen projektipäällikön valintaa ryhmä voi nimittää keskuudestaan käynnistyspäällikön, jonka pesti kestää yleensä 2-3 viikkoa. Käynnistyspäällikön tehtävänä on koordinoida juoksevien tehtävien hoitaminen ja alustaa perusteellisempi organisoituminen ja vastuiden jakaminen.

Ryhmässä on kaksi merkittävää roolia, joita kierrätetään. Ne ovat projektipäällikön ja sihteerin roolit. Jokainen vuorollaan saa toimia projektipäällikkönä ja sihteerinä. Näiden lisäksi ryhmän kannattaa pohtia mitä vastuualueita on olemassa ja kuka niistä on vastuussa. Viiden hengen ryhmissä noin kuukauden pituiset projektipäällikkövuorot on koettu varsin hyviksi. Joskus on kokeiltu myös sellaista mallia, että jokainen saa olla päällikkönä kaksi kertaa. Pelkästään päällikön rooliin sopeutumiseen menee yleensä viikko tai kaksi, joten ei kannata tehdä vuoroista liian lyhyitä.

Kun päällikkö- ja sihteerivuoroja jaetaan, ryhmän kannattaa miettiä, mitkä asiat voivat vaikuttaa erityisesti päällikkökauden onnistumiseen. Ensinnäkin tiedossa olevat matkat, kertausharjoitukset tai muut menot vaikuttavat siihen, kenen kannattaa milloinkin olla johdossa. Lopullinen jako kannattaa tehdä sitten, kun projektisuunnitelma vaihejakoineen alkaa olla hyvällä mallilla. Jos projektisuunnitelmassa on vaikkapa helmikuussa selkeä toteutusvaihe, ei ryhmän koodari-gurun Villen kannata silloin olla päällikkönä. Vuorot kannattaa muutenkin jakaa vaiheiden kesto huomioon ottaen, ei pelkästään kalenteriviikkojen kestoa tuijottaen.

Päällikkyyden ja sihteeriyden vuorottelussa on ollut pääasiassa käytössä kaksi vaihtoehtoa: sihteeri "ylennetään" sihteerikauden jälkeen päälliköksi tai päällikkö "alennetaan" sihteeriksi. Molemmissa vaihtoehdoissa on hyvät ja huonot puolet, joita ryhmän täytyy pohtia ja valita itselleen sopiva toimintatapa.

Ensimmäisen päällikön ja sihteerin valinta askarruttaa aina, sillä ensimmäinen päällikkö muovaa ryhmään ensimmäisen mallin siitä miten päällikön tulisi toimia. Helmi-projektissa käytiin asiasta kiivasta keskustelua:

"Kalle aloitti keskustelun ehdottamalla, että ensimmäiseksi päälliköksi valittaisiin Pentti ja sihteeriksi Ulla. Pentillä kun on kokemusta metsästysseurasta ja Ullalla on niin kaunis käsiala. Maija vastusti ideaa epäillen että Pentillä olisi liian parkkiintuneet tavat johtaa ja toivoen itsestään ensimmäistä päällikköä. Hänen mielestään ensimmäisen päällikön tulisi olla innovatiivinen kokeilija, joka uskaltaisi luoda räväkän johtajan imagon heti alusta ja sitä paitsi käsialalla ei ole niin suurta merkitystä tietoyhteiskunnan aikakaudella. Ville uskaltautui kommentoimaan Maijan näkemyksiä sanomalla, ettei perinteisessä johtamistyylissä mitään pahaa ole ja ehdotti päälliköksi Ullaa jolla oli kokemusta ryhmänjohtamistehtävistä ja sihteeriksi datanomi koulutuksen hankkinutta Kallea. Maija ei enää vastustanut ideaa, sillä Ulla oli hänen mielestään reipas johtajan alku. Lopulta Pentti kuulutti päätökseksi "Ulla ja Kalle hoitavat ekana päällikön ja sihteerin tehtäviä. Asia on nyt sitten loppuun käsitelty."

Ajankohtaista tietoa Projektiopintojen esittely Yhteistyökumppaneita vuosien varrelta Yhteystiedot Projektiopintojen julkaisuluettelo Tietoa suoritustavoista Tietoa asiakkaille Tietoa opiskelijoille Tietoa ohjaajille Optima Ravintola Piaton ruokalista Uutisotsikoita maailmalta Nimipäiväsankarit tänään Tulostettava versio tästä sivusta